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電話で相手の時間を奪わないために気を付けるべき3つのこと

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ホリエモンこと堀江貴文さんもこんなことを言っていたのを思い出し言葉の意味を再認識しこの記事を書いています。堀江さんは連絡手段をLINEメッセージに限定しているそうです、そして電話を非常に嫌います。堀江さんという人物が形成するコミュニティだから成立することだと思うので電話が全て悪だとは一切思いません。しかし電話するときは気を付けるべきことがあるのは確かです。今回はそんな視点で記事を書いてみました。
※主にビジネスシーンが対象で、許し合える家族や知人ならここまで気にしなくてもいいかもしれません


1.要点を纏めておくこと


話す内容が不明確なまま電話することは止めましょう、相手が目上の人であったり取引先なら尚更です。そして話し出す前に話の要点がいくつあるのかを相手へ伝えると、相手は話の着地を予測しやすくなります。つまり電話を切るタイミングが分かりやすくなるということです。電話を掛ける人は目的があって自分のタイミングでスタートしますが、着信を受けた方は電話の準備をしているわけではありません。何か別の仕事をしていたり、他の誰かと大事な話をしているかもしれません。そんな中手を止めて電話にでるということは電話を掛ける人は相手の時間を奪っている(少なくとも自分が要因で相手の手を止めている)ことになります。いつまでたっても話が途切れない、この人の要件は何なんだろう?人と話していてこんなふうに思った経験はありませんか?このように相手に思われるとストレスが掛かり互いの今後の関係に影響してしまうかもしれません。相手への配慮として「確認しておきたいことが3つあるんだけど」と話の冒頭で相手へ伝えておきましょう。


2.結論から話した後に理由や根拠を説明


要点を伝えることが出来たとしてもこれが出来ていないと同じく相手へストレスを与えてしまうことになります。相手はこちらの目的を早く聞いて会話を終わらせ自分の時間を使いたいと思っています。なのに目的の見えてこない会話は結論にたどり着くまで時間もかかりますし、その分ストレスも掛かります。話の結論(目的)から伝えることで相手のストレスを和らぎ、互いにとって最小の時間でやりとりを簡潔させましょう。最悪理由や根拠が薄かったり弱くても構いません、大事なのは相手へ目的を早く伝えることです。特に相手からYes/Noを求める目的であれば尚更です。また結論→理由・根拠の順で話すトレーニングと思えばいいでしょう。相手の時間を奪わず、且つこちらは相手へ上手く伝えるトレーニングをしていると思う程度がいいです。

 

3.あいまいであればこちらで整理してあげる


上記1.2はこちらが発信する側での視点ですが、逆にこちらが受け手(着信を受ける方)の場合です。相手が上記のように順序だてて会話を進められればいいですが、掛けてきたくせに話の論点や目的が見えないとき。こんなときはこちらが整理しないといつまでたっても時間を奪われてしまいます。「つまり要点は○○ということですね」このように述べて相手と認識が相違していないか確認しておけばケアレスミスも防ぐことが出来ますし、こちらから切り出すことで話の終わりが見えてきます。会話の中で「何がこの話の論点で、目的なのか」を常日頃から意識している人はここの思考も早いですし理解力も高いです。そんな人はパフォーマンスも高く、人にも配慮出来て成果を残します。


まとめ


電話が必要な状況はビジネス・プライベートともにあるでしょうし、LINEやSNSの普及があるといっても電話がなくなることはないでしょう。その中で電話を掛けるという行為は相手の時間を奪っているということを忘れてはいけないと思います、時間は平等に与えられたものでありそれをこちら都合で奪っているからです。短い時間で、最小の会話で、ケアレスミスが起きず、話の結論を伝え目的を果たすことが大切だと思います。相手への配慮は忘れてはいけません。